Integritet

Vem ansvarar för personuppgifterna?

Halmstad Studentbostadsservice AB (HSBS), som ägs av Halmstad Studentkår, är personuppgiftsansvarig för hanteringen av förfrågningar till HSBS.

Besöksadress: Kristian IV:s väg 3, 302 50 Halmstad. Kontakta oss på housing@karen.hh.se om personuppgifter eller dina rättigheter.

Vilka uppgifter lämnar du?

I kontaktformuläret lämnar du namn, e-postadress och meddelande. Organisation är valfritt. Namn används för att identifiera kontakten, e-postadressen för att svara och meddelandet för att förstå din fråga. Formuläret tar inte emot bilagor.

Du väljer själv om du vill kontakta oss. Uppgifterna är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav, men namn, e-postadress och meddelande krävs för att skicka formuläret. Om du inte vill använda formuläret kan du mejla oss direkt.

Lämna bara uppgifter som behövs för frågan. Undvik personnummer, hälsouppgifter, andra känsliga uppgifter och onödiga uppgifter om andra personer.

Varför behandlar vi uppgifterna?

Uppgifterna används för att läsa och besvara din förfrågan och föra dialog om studentuthyrning, våra tjänster eller ett möjligt samarbete. Formuläret innebär ingen anmälan till marknadsföring.

Den rättsliga grunden för att hantera din kontaktförfrågan är berättigat intresse enligt artikel 6.1 f i GDPR. Vårt berättigade intresse är att besvara frågor som du själv ställer och föra den dialog som behövs om studentuthyrning, våra tjänster eller ett möjligt samarbete.

Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Läs mer under Dina rättigheter.

Hur skickas och hanteras meddelandet?

Kontaktformulärets meddelanden skickas genom Lovables hanterade mejltjänst till HSBS på housing@karen.hh.se. Din e-postadress används som svarsadress. Formuläret sparar inte förfrågan i en egen databas.

HSBS hanterar förfrågan i sin e-postmiljö. Leverantörer för webbdrift, mejlleverans och e-postmiljö kan behandla innehåll och tekniska uppgifter, exempelvis adresser, tidpunkter, IP-adress och leveransinformation. Det innebär att uppgifter kan lagras hos dessa leverantörer även utan en egen formulärdatabas.

Leverantörer och överföringar utanför EU/EES

För webbdrift, mejlleverans och vår e-postmiljö anlitar vi externa leverantörer som kan behandla personuppgifter och tekniska uppgifter. Vi har ännu inte kunnat verifiera om personuppgifter överförs utanför EU/EES och vilka skyddsåtgärder som i så fall används. Du kan kontakta oss på housing@karen.hh.se för frågor om leverantörernas behandling och eventuella överföringar.

Hur länge sparas uppgifterna?

För vanliga kontaktförfrågningar som inte leder till ett separat ärende är den beslutade lagringstiden sex månader efter den sista avslutade dialogen. Dialogen är avslutad när sista svaret har lämnats och ingen fortsättning eller åtgärd förväntas. Tiden räknas alltså inte från den dag då meddelandet kom in.

Den beslutade rutinen från driftstart är en manuell kontroll varje månad av inkorg, skickat och arkiv. Meddelanden vars lagringstid har gått ut raderas, även ur papperskorgen. Radering sker vid den första månadskontrollen efter sexmånadersfristen, inte automatiskt på dagen. Rutinen är beslutad; någon genomförd gallring har ännu inte verifierats.

Om kontakten övergår till ett separat ärende bedöms ändamål, rättslig grund och lagringstid individuellt. Bara de uppgifter som behövs för det ärendet får behållas.

Leverantörer för webbdrift, mejlleverans och e-postmiljö kan ha egna lagringstider för leveransloggar och säkerhetskopior. Dessa är ännu inte verifierade och omfattas inte automatiskt av perioden ovan.

Dina rättigheter

Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse, radering eller begränsning av behandlingen. Rättigheterna gäller enligt GDPR:s villkor och kan ha undantag.

Du kan invända mot behandling med stöd av berättigat intresse av skäl som rör din situation. HSBS får då fortsätta bara om det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre, eller om uppgifterna behövs för rättsliga anspråk.

Rätt till dataportabilitet kan gälla när automatiserad behandling grundas på samtycke eller avtal. Den gäller inte för kontaktbehandlingen som beskrivs här, eftersom denna grundas på berättigat intresse.

Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad. Om GDPR tillåter en förlängning informerar vi dig om den och skälen inom den första månaden. Vi kan behöva bekräfta din identitet för att skydda dina uppgifter.

Mejla housing@karen.hh.se för att använda dina rättigheter. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Automatiserade beslut

HSBS använder inte kontaktformuläret för automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för dig. Formuläret har automatiska kontroller av inmatning och skydd mot skräppost; de är inte en bedömning av din rätt till bostad eller våra tjänster.

Webbplatsen, kakor och externa resurser

Webbplatsens typsnitt levereras från webbplatsen själv; inga typsnitt hämtas från Google Fonts eller någon annan tredje part. Adresslänken öppnar Google Maps först när du väljer den; ingen karta är inbäddad.

Vid test i den lokala förhandsvisningen observerades inga kakor eller lokal lagring för statistik eller marknadsföring. Sessionslagring (sessionStorage) användes för att återställa sidans rullposition. Den publicerade webbplatsens kakor, lagring och externa anrop är ännu inte verifierade; testet är därför inte ett besked om hur den publicerade miljön fungerar.